Karena kategori surat sendiri digolongkan menjadi dua macam yaitu
surat remi dan surat tidak resmi.
Surat resmi atau surat formal sendiri memerlukan aturan atau standar baku yang harus dipenuhi dalam pembuatannnya. Dan standar yang utama adalah harus menggunakan EYD yang telah disempurnakan dengan bahasa Indonesia yang baik dan bernar. Menganai aturan yang mendasar itu tergantung dari tiap instalasi itu sendiri , mungkin antara yang satu dan yang lain berbeda.Tergantung dari kebutuhan dan tujuan serta sasaran yang akan diterima.
Bagian-Bagian Dalam Pembuatan Surat Resmi:
 |
| IIlustrasi Bagian Surat |
Header atau Kepala Surat Gunanya untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim. Tidak hanya itu, bisa juga untuk menunjukkan keresmian sebuah surat. Header atau Kepala surat berisi informasi penting dari si pengirim yaitu:
- Nama
- Alamat lengkap
- Nomor kontak
Bagian informasi-informasi disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi standar baku yang diakui.
Nomor - Perihal dan Tanggal
Nomor surat : Digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan,Kode surat : Merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat.
Perihal surat : Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.
Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih jauh mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal dan tanggal surat.
Alamat
Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain :1.Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat
2.Petunjuk arsip dalam menyimpan surat
3.Mempermudah petugas pos
4.Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda
Salam Pembuka
Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.Isi Surat
Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:- Jelas, singkat dan padat
- Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
- Menggunakan gaya bahasa yang santun, luwes, lugas dan menarik
Penutup
Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.Contoh Tips Membuat Surat Penagihan Pembayaran Barang sebagai berikut
Surat ini sah untuk dikirimkan tanpa mengurangi rasa hormat. Karena bisa saja ada alasan tertentu dari sang pembeli dan menyebabkan mereka belum membayar. Untuk itu, dapat pula surat ini menjadi pengingat untuk pembeli jika memang alasannya karena terlupa. Maka dari itu, hendakanya saat menulis surat ini, disertai dengan bahasa yang sopan agar tidak menyinggung yang bersangkutan.
Isi pokok dari surat penagihan pembayaran ini adalah tidak lain agar pembeli segera melakukan pembayaran. Dan ada beberapa hal yang harus disertakan dalam surat penagihan pembayaran barang/produk ini, yaitu sebagai berikut :
- Bukti bahwa si pembeli belum melakukan pembayaran atau belum melunasi hutangnya
- Hubungkan dengan surat pesanan, pengiriman barang dan faktur
- Jangan lupa, ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo yang sudah disepakati telah lewat
- Sebutkan pula jumlah hutang yang belum dibayar
- Akhiri atau tutup surat dengan harapan agar pembeli dapat segera melakukan pembayaran dalam batas waktu
Anda dapat mengirimkan surat penagihan pembayaran barang/produk yang kedua, apabila pembeli belum juga melakukan pembayaran dalam waktu 2 minggu setelah surat pertama dikirimkan. Dan apabila masih belum juga mendapatkan pembayaran, anda dapat mengirimakan surat yang ketiga, dan mungkin hingga sampai yang keempat disertai dengan ancaman tertulis bahwa akan membawanya ke jalur hukum apabila masih belum dilakukan pembayaran hingga batas waktu maksimal.
Terlepas dari hal tersebut, seperti yang sudah dikatakan tadi bahwa dalam penulisan surat ini, maka hendaknya ditulis dengan bahasa Indonesia yang baik dan benar, serta menggunakan bahasa yang sopan tanpa menyinggung yang bersangkutan. Selain itu, sampaikan pula maksud dan tujuan dari surat tersebut dengan singkat, padat, jelas, dan tegas.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini kami akan memberikan contoh surat penagihan pembayaran barang/produk.
Contoh :
PT. SEJAHTERA SELALU
Jl. Makmur Raya No.123
Bandung, Jawa Barat
=====================================================================
Bandung, 27 November 2017
Nomor : 203/EM/XI/2017
Lamp : Faktur
Hal : Penagihan Pembayaran
Kepada
CV. Indah Permai
Jl. Kenanga 5 No. 169
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Bersama ini kami beritahukan bahwa menurut pembukuan kami, CV. Indah Permai masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 32.000.000 (Tiga Puluh Dua Juta Rupiah) sesuai faktur No.351/EM/X/2017 yang salinannya kami sertakan sebagai lampiran surat ini.
Mengingat saat ini telah 3 bulan melewati batas waktu yang telah kita sepakati sebelumnya, maka dengan ini kami sangat berharap CV. Indah Permai akan segera melunasinya.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan atas perhatian bapak kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
PT. SEJAHTERA SELALU
LIDYA SETYOWATI, SE
Manager Keuangan
Nah demikianlah ulasan kami mengenai surat penagihan pembayaran barang/produk. Semoga dapat bermanfaat, dan sampai jumpa di ulasan yang berikutnya.
Demikian Penjelasan tentang Tips Membuat Surat Penagihan Pembayaran Barang, semoga dapat membantu anda yang sedang membutuhkannya untuk bahan atau alat dalam menulis surat. Dan semoga artikel tersebut dapat membantu anda dalam menyelesaikan tugas anda. Jika ada kesalahan di dalamnya kami selaku admin minta masukannya , untuk perbaikan kedepannya dan sialhkan untuk tulis komentar dibawah ini salam, dan trimakasih.
0 komentar:
Posting Komentar