Cara Membuat Surat Pengiriman Pembayaran Barang

Surat merupakan alat komunikasi yang mutlak dibutuhkan dalam setiap administrasi dokumentasi, terutama yang berhubungan dengan surat menyurat secara fromal atau resmi.
Karena kategori surat sendiri digolongkan menjadi dua macam yaitu
surat remi dan surat tidak resmi.

Surat resmi atau surat formal sendiri memerlukan aturan atau standar baku yang harus dipenuhi dalam pembuatannnya. Dan standar yang utama adalah harus menggunakan EYD yang telah disempurnakan dengan bahasa Indonesia yang baik dan bernar. Menganai aturan yang mendasar itu tergantung dari tiap instalasi itu sendiri , mungkin antara yang satu dan yang lain berbeda.Tergantung dari kebutuhan dan tujuan serta sasaran yang akan diterima.

Bagian-Bagian Dalam Pembuatan Surat Resmi:

IIlustrasi Bagian Surat

Header atau Kepala Surat

Gunanya untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim. Tidak hanya itu, bisa juga untuk menunjukkan keresmian sebuah surat. Header atau Kepala surat berisi informasi penting dari si pengirim yaitu:

1. Nama
2. Alamat lengkap
3. Nomor kontak

Bagian informasi-informasi disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi standar baku yang diakui.

Nomor - Perihal dan Tanggal

Nomor surat : Digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan,
Kode surat : Merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk mengetahui tahun pembuatan surat.
Perihal surat : Berfungsi untuk mengetahui isi pokok masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.

Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih jauh mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal dan tanggal surat.

Alamat

Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain :
1.Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat
2.Petunjuk arsip dalam menyimpan surat
3.Mempermudah petugas pos
4.Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda

Salam Pembuka

Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

Isi Surat

Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:

1. Jelas, singkat dan padat
2. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
3. Menggunakan gaya bahasa yang santun, luwes, lugas dan menarik

Penutup

Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.

Contoh Cara Membuat Surat Pengiriman Pembayaran Barang sebagai berikut

Jika sebelumnya kita sudah membahas mengenai surat penagihan pembayaran barang/produk, maka kali ini kita akan mengulas mengenai surat pengiriman pembayaran barang/produk. Kedua surat ini sebenarnya merupakan bagian dari surat niaga. Jika surat penagihan pembayaran dikirimkan oleh penjual kepada pembeli, maka surat pengiriman pembayaran dikirim oleh pembeli kepada sang penjual.

Dan mengenai pengertiannya, surat pengiriman pembayaran ini merupakan surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya yaitu memberitahukan kepada penjual bahwa barang pesanan sudah diterima oleh pembeli dan pembayaran akan segera dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang ada.

Isi pokok dari surat ini dapat kami uraikan sebagai berikut :

• Hubungkan surat tersebut dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Jika sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungkan pula surat jawaban pengaduan jika memang ada.
• Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
• Beri penjelasan mengenai cara pembayaran
• Lampirkan bukti pembayaran yang anda miliki
• Jika belum bisa melakukan pembayaran secara penuh, maka kemukakan alasan terjadinya hal tersebut.

Sama seperti surat penagihan pembayaran, dalam membuat surat pengiriman pembayaran ini hendaknya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, menggunakan bahasa yang sopan, dan sampaikan maksud anda dengan singkat, padat, dan jelas. Hal ini tentu saja menjadi hal yang penting, mengingat surat ini merupakan salah satu surat resmi dan formal.

Untuk lebih mempermudah anda dalam membuat surat pengiriman pembayaran barang/produk, maka berikut ini kami akan memberikan beberapa contohnya.

Contoh 1 :

CV. SUKSES BERSAMA

Jalan Anggrek No. 126

Jakarta Pusat

======================================================================

                                                                                                           Jakarta, 30 Oktober 2017

Nomor       : 198/LM/X/2017

Hal            : Pengiriman Pembayaran

Lampiran  : Bukti Pengiriman Pembayaran                                                                 

Kepada

PT. LENTERA MERAH

Jalan Perjuangan No. 87

Semarang, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kiriman barang dari PT. Lentera Merah tanggal 24 Oktober 2017 telah kami terima dengan baik. Kami sangat senang atas pelayanan yang sangat baik dari PT. Lentera Merah.

Sesuai dengan persetujuan bahwa total pembayaran barang yaitu sebesar Rp 65.700.000,00 (Enam puluh lima juta tujuh ratus ribu rupiah). Kami kirimkan Rp 50.700.000,00 (Lima puluh juta tujuh ratus ribu rupiah) melalui Bank BNI Cabang Semarang, Jawa Tengah. Sisanya sebesar Rp 15.000.000,00 (lima belas  juta rupiah) akan kami lunasi pada tanggal 14 November 2017. Bersama ini pula kami lampirkan bukti pembayaran.

Atas perhatian dan pelayanan baik dari PT. Lentera Merah kami ucapkan terimakasih. 

Hormat kami

CV. SUKSES BERSAMA 

DONI RIDWAN, SE

Kabag. Keuangan

Contoh 2 :

CV. HIJAU DAUN

Jalan Anggur Hitam No. 16B

Palembang, Sumatera Selatan

======================================================================

                                                                                                Palembang, 15 Juli 2017

Nomor      : 102/HD/VII/2017

Hal            : Pengiriman Pembayaran

Lampiran  : Bukti Pengiriman Pembayaran                                                                      

Kepada

PT. PUTIK BERSERI

Jalan Kamboja No. 54

Bandung, Jawa Barat

Dengan hormat,

Pada tanggal 30 Juni 2017, kami telah menerima barang-barang pesanan kami berupa 20 buah Alat Penyemprot Tanaman Otomatis, 30 Dus Bibit Tanaman Impor, 10 buah Pot Media Tanam Ukuran Jumbo, dan setelah kami cek, barang tersebut dalam keadaan baik.

Sesuai dengan persetujuan, sisa pembayaran sebesar Rp 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah) telah kami kirimkan melalui Bank Central Asia (BCA) Cabang Palembang. Untuk bukti pembayaran, juga kami lampirkan pada surat ini.

Atas perhatian dan pelayanan yang baik dari PT. Putik Berseri kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

CV. HIJAU DAUN

Dede Setiawan, SE

Bagian Keuangan

Demikianlah ulasan kami mengenai surat pengiriman pembayaran barang/produk yang dapat kami sampaikan. Semoga dapat membantu.

Demikian Penjelasan tentang Cara Membuat Surat Pengiriman Pembayaran Barang, semoga dapat membantu anda yang sedang membutuhkannya untuk bahan atau alat dalam menulis surat. Dan semoga artikel tersebut dapat membantu anda dalam menyelesaikan tugas anda. Jika ada kesalahan di dalamnya kami selaku admin minta masukannya , untuk perbaikan kedepannya dan sialhkan untuk tulis komentar dibawah ini salam, dan trimakasih.